Le marché de la création et de la gestion de documents électroniques fait rarement la une de la presse technologique. Pourtant sans lui, la société telle que nous la connaissons aujourd’hui serait bien différente. Archivage et réédition de documents, dématérialisation, Gestion Electronique de Documents : autant de termes qui ont un sens bien spécifique.
Composition de documents et acquisition des données
La composition de documents consiste à transformer des sources de données brutes (fichiers texte, XML, informations issues de base de données) en document exploitable à l’impression ou à la visualisation (PDF, Web, DOCX…). De nombreux moteurs de composition existent sur le marché, qui possèdent leur propres avantages et inconvénients.
Cette composition peut être effectuée en masse (millions de pages produites en une seule exécution), à la demande (production d’un fichier par destinataire), interactive (nécessite des ajustements par un opérateurs) ou égrenée (unitaire avec choix de la destination et réutilisation de documents annexes).
Archivage et réédition des documents électroniques
La loi sur l’informatique indique que toute données contenant des informations financières ou fiduciaires doivent pouvoir être rééditées plus tard en cas de contentieux. Des solutions d’archivage des documents existent pour stocker pour une période en général de 10 ans les données produites à un instant T. Le destinataire pourra alors demander la réédition de son document pour pouvoir vérifier plusieurs informations.
Pour archiver les documents, ceux-ci ont besoin d’index (informations nécessaire au stockage et à la recherche), qui peuvent être inclus dans le fichier produit ou dans un fichier annexe. La réédition nécessitera généralement l’ajout d’une page porte-adresse, en cas de déménagement du destinataire entre le moment de la génération du fichier et la réédition de celui-ci.
La Gestion Electronique des Documents
La GED
La GED est un procédé qui englobe la faculté d’archiver les documents, mais aussi de les indexer, de les classer et de les optimiser le cas échéant.
La GED s’appuie sur différents protocoles et services (API) permettant au système documentaire d’interagir avec le reste du système d’information.