Du fait des exigences légales mais aussi du besoin de performance dans ses communications, une entreprise a besoin d’avoir des données et des documents disponibles, circulant et sauvegardés de manière efficace, sécurisée. Elle doit mettre en place un système d’organisation permettant cette situation : la gestion documentaire.
Les opérations de la gestion documentaire
Les données et les documents de l’entreprise sont des éléments qui croissent en nombre tous les jours de manière exponentielle. Les laisser sans organisation est impensable. Leur création doit être immédiatement suivie de leur sauvegarde en vue de leur exploitation et de leur archivage. Ils doivent pouvoir être convertis aussi suivant les modes d’exploitation qui vont les concerner. Impression, dématérialisation, numérisation, indexation, classification, assemblage, transformation, déclinaison en versions et verrouillage sont autant d’opérations incluses dans la gestion de documents en entreprise. Un point important de cette gestion est la définition de mots-clés pour chaque document. C’est ce qui permettra leur recherche rapide pour tout usage ultérieur.
Les solutions de gestion documentaire
Il y a d’abord les solutions de dématérialisation de documents. Contrats, factures et compagnie doivent être numérisés puis archivés et enfin indexés. Les imprimantes multifonctions et scanners sont là. Il y a ensuite les solutions de conversion de documents permettant de disposer d’eux sous des formats universels comme PDF et TIFF afin de mieux gérer les incompatibilités, faciliter les processus. Presque tous les logiciels de saisie, de présentation, graphique et autre sont dotés d’une fonction de conversion. Il y a les solutions de classement qui sont assorties de solutions d’indexation et qui sont à intégrer dans le service d’information de l’entreprise. L’archivage est assuré par les différents supports de stockage disponibles.
La gestion des documents pour une communication rapide
Il faut comprendre aussi que la
gestion documentaire implique un système de mise en circulation des infos dématérialisées. La nécessité d’une communication rapide l’exige. Les logiciels de messagerie sont là pour ça, internes ou externes. Pour une communication interne incluant la transmission de documents entre responsables et subordonnées, entre collaborateurs, entre associés, entre l’entreprise et ses partenaires et ses clients, la gestion efficace du flux est capitale. Il faut non seulement pouvoir transmettre les documents, les fichiers, mais aussi les sécuriser au moyen de protocoles, de consignes, de conventions. Le système de gestion doit avoir cette capacité.
La gestion documentaire efficace est un impératif au sein d’une entreprise. Elle est cette organisation des données et documents qui engendre la rapidité du traitement et de la transmission des données autant entre les acteurs de l’entreprise qu’entre cette dernière et l’extérieur. Elle est aussi cette procédure qui sécurise les données sur le court et le long terme. Parfois, il vaut mieux s’en remettre à des experts pour une efficacité garantie.
