Professionnelle, une réunion d’entreprise n’exige pas moins qu’une organisation pro. Rien ne doit être laissé au hasard. Tout s’enchaîne, tout s’imbrique pour que le temps passé dans cet événement soit optimisé et les solutions trouvées ou les objectifs atteints. Quelles sont les étapes clés constituant cet enchaînement qui se doit d’être élaboré suivant des critères d’efficacité.
La préparation organisationnelle de la réunion
Au préalable, il faut définir le thème de la réunion et discuter avec les principaux concernés au sujet de l’importance de sa tenue par rapport aux autres utilisations du temps. Si la réunion est maintenue, on listera les personnes qui devront y participer puis on élaborera l’ordre du jour. Evitez d’y impliquer des personnes étrangères aux compétences qui y seront discutées sous peine de les voir faire perdre du temps à tout le monde par des questions impertinentes ou de les voir s’ennuyer à mourir. Cet ordre du jour sera ensuite à porter à la connaissance de tous les futurs participants avant le jour J ou l’heure H. Le thème sera centré sur un objectif principal et ne considérera qu’accessoirement les objectifs adjacents afin d’éviter les dispersions qui sacrifieront l’essentiel au profit du secondaire. Cela étant, il sera temps de choisir un local au sein de l’entreprise ou de procéder à la location d’une salle de réunion si elle n’en a pas une qui soit adaptée.
La gestion de la réunion proprement dite
Une réunion peut souhaiter la participation de tout le monde mais il ne faut jamais oublier que les participations doivent être encadrées par une discipline expliquée à l’avance afin d’éviter l’anarchie qui pourrait se solder par une désorganisation totale de la réunion ou une distraction qui déconnectera les participants des objectifs. Dans cette discipline, il y a à citer les restrictions au sujet des appels, de la manipulation des téléphones portables et des tablettes ainsi que de la navigation sur Internet. Une affiche évoquant les interdictions et les préconisations soutiendrait cette discipline. Pour instaurer le respect de l’utilisation du temps sans avoir à l’expliquer, il n’y a rien de mieux que l’affichage de l’ordre du jour avec le timing envisagé visible pour tous les participants, sur grand écran idéalement. Cela donnera à chacun une idée de la durée d’intervention possible en dehors de celle des animateurs. Le planning sert de feuille de route et de garde-fou à la fois.
Prise de décisions et rédaction du PV
Maintenant que la réunion est bien mise en place et commence, il y a une étape à accomplir pour qu’elle soit fructueuse au lieu d’être une perte de temps en ne créant que la participation passive du public, du moins, si leur participation active est recherchée. Les animateurs auront à mettre en œuvre des tactiques visant à mettre le public à contribution dans le déroulement de la réunion pour l’atteinte des objectifs poursuivis. Ils se sentiront ainsi utiles et par la même occasion, le temps passé et la location de la salle de réunion seront rentabilisés. La dernière étape-clé de l’organisation de la réunion consiste à faire jouer son rôle à la secrétaire de la séance qui alors, rédigera le procès-verbal. A la fin, il pourra être nécessaire ou non d’effectuer un débriefing avec les participants-clés de l’évènement et envisager une éventuelle suite de la réunion.
Conclusion
Pour qu’une réunion professionnelle ne soit pas une perte de temps, il faut qu’elle ait un motif prépondérant pour le fonctionnement de l’entreprise. Son importance étant définie, on peut passer à sa préparation technique et organisationnelle. Au jour J, on mettra en œuvre les techniques visant à maintenir la concentration des participant mais on gérera avec souplesse aussi. La séance sera mémorisée par le PV qui en découle.