Des activités sympathiques et divertissantes doivent être insérées dans la vie de l’entreprise au fil du temps afin de maintenir la bonne ambiance qui est déjà installée ou de la recréer dans le cas où elle a eu l’occasion de se détériorer. C’est la raison d’être des réceptions d’entreprise d’ailleurs. Pour qu’une réception d’entreprise atteigne l’objectif qui vient d’être évoqué, il y a quelques points cruciaux à observer.
Informez à temps les participants
Une réception n’en sera pas une sans les participants. Il faut avertir les participants à l’avance de la tenue ou du projet de tenue d’une réception d’entreprise pour deux raisons. La première est pour que les participants puissent insérer la date dans leur futur planning et viennent volontairement au jour J. La participation n’est effectivement pas une obligation professionnelle et ceux qui préféreront plus s’offrir du temps libre que participer à une récréation aussi joyeuse soit-elle pourront ne pas venir. L’idéal pour détendre les longues périodes passées au travail, c’est un vendredi après-midi qu’on fera commencer avec une collation un peu festive. Il sera comme un avant-goût du week-end mais qu’il ne se prolonge pas au-delà de l’heure normale de bureau pour ne pas fatiguer plus que ravir. Il sera certain que le plus de monde viendra. La seconde raison est qu’en fonction du retour donné par les participants invités, vous pourrez modifier la date s’il s’avère que la plupart d’entre eux ne seront pas disponibles au jour prévu.
L’organisation proprement dite
Ne rien laisser au hasard, planifier assez tôt et anticiper. Ce sont les trois mots-clés d’une réception d’entreprise bien organisée. Evitez l’improvisation tant que faire se peut car on perd facilement le contrôle sous le stress et la pression dus au rattrapage quand on n’a pas bien fait ses prévisions. Soumettez votre idée à tous ceux qui sont susceptibles d’apporter leur contribution aussi bien au niveau des idées que pour le coup de main. Suivant le public et le thème de la réception, identifiez les différents prestataires les plus fiables à solliciter. Vous faudra-t-il une table et une chaise pliante professionnelle parmi les mobiliers à utiliser par exemple ? Contactez à l’avance un fournisseur qui ne serait pas seulement en mesure de proposer beaucoup de choix mais qui, idéalement, propose la personnalisation. L’entreprise Interouge qui ambitionne d’être un créateur de moments avec ses gammes de mobiliers d’événementiel nous paraît à recommander dans ce domaine. Y aura-t-il une animation ? Partez à la découverte de l’animateur adapté à l’envergure de votre réception. Faites un inventaire de tout ce qu’il faut pour ne pas être pris au dépourvu au dernier moment.
Pensez au besoin de relaxation des participants
Si vous parvenez à caler la réception dans l’après-midi d’un vendredi, pensez bien que vous aurez des participants qui aspirent au repos après une dure journée et une dure semaine de labeur. La restauration et le rafraîchissement sont déjà une bonne chose mais ils ne seraient que moyennement réjouissants si la disposition du local ou de l’espace de réception ne permet pas la détente. Que cela signifie-t-il sinon que le confort des places doit être pensé. Cela implique des endroits à l’abri du soleil et éventuellement de la pluie si on choisit un espace extérieur, mais aussi des accessoires d’ombrage comme les parasols, les chapiteaux et les tentes. Si l’endroit choisi est l’intérieur d’un local, cela implique de prévoir des assises confortables et en nombre suffisant pour les invités. Généralement, on a besoin d’accessoires qu’on peut facilement déplacer et ranger. Une table et une chaise pliante professionnelle figureraient généralement dans l’équipement
Outre la préparation, l’anticipation et le bon choix du moment et des prestataires, la qualité de la restauration et la suffisance des équipements sont la clé d’une réception d’entreprise réussie. La restauration doit être suffisamment élaborée pour éviter des phénomènes comme l’allergie et les équipements pensés de façon à assurer le confort des participants. L’on n’oubliera pas de mémoriser les procédures de préparation de la réception qui ont permis le succès.