Pour un séminaire réussi, voyez ci-dessous nos 10 conseils clés.
1. Définir les objectifs
Tout événement doit être conçu en fonction de :
Son objectif,
Son public cible.
Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui impactent toutes les décisions, tout au long du processus de planification.
Par exemple, la nature de l’événement sera radicalement différente selon que le séminaire s’adresse à des partenaires, des collègues ou des clients.
2. Choisir un thème et un format
Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. La 1ère étape : trouver un titre accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel le projet tournera.
En parallèle, il faut se demander s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif.
3. Définir un budget
Le budget doit être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et pas seulement en fonction des contraintes internes.
Par exemple, il est préférable de négocier avec l’hôtel des avantages liés au confort de la chambre plutôt qu’une réduction de prix.
4. Choisir une date
Un choix judicieux de la date permettra à un maximum d’invités de participer.
Évitez les dates qui mettent en péril la disponibilité des participants, et donc le succès de l’événement :
Les longs week-ends
Les vacances scolaires,
Événements sportifs nationaux importants.
5. Choisir un site
Le site doit être choisi en fonction de sa capacité d’accueil, de sa facilité d’accès, de la présence d’un interlocuteur privilégié sur place…
Les brochures glacées ne suffisent pas : une visite sur place est indispensable pour éviter les mauvaises surprises et imaginer plus facilement l’événement et l’organiser en fonction du cadre.
Une fois le site choisi, il faut demander un devis et il est également conseillé de placer une option pour garantir la réservation.
6. Élaborer le rétroplanning à l’avance
La planification inverse permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de la planification de l’événement afin de garantir son bon déroulement.
Ce planning doit :
Intégrer toutes les échéances : réservations à effectuer, contacts à impliquer, acomptes à payer,
Prévoir une certaine marge de manœuvre afin que l’événement ne soit pas compromis en cas de retard ou d’imprévu.
7. Planifier l’événement pour les participants
La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.
Il comprendra :
Les heures et activités de la conférence,
Les temps de pause tout au long de la journée,
Une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence qui dépasse légèrement le temps imparti.
8. Communiquez en amont de l’événement
Que les participants soient des collègues de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place.
Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence. Ainsi, il faut leur envoyer des invitations, et recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants…
Mise en garde : si certaines activités nécessitent une certaine tenue vestimentaire, cela doit être clairement indiqué, afin d’éviter que les invités ne se sentent mal à l’aise (par exemple, une tenue de sport pour les jeux athlétiques, de bonnes chaussures de marche pour la course d’orientation, etc.)
9. Répéter, synchroniser…
La veille de l’événement, une visite du site est indispensable pour :
S’assurer que tout est en place,
Faire éventuellement des répétitions, notamment si une prestation artistique est prévue,
Recontacter les différents interlocuteurs qui dirigeront la journée pour en faciliter le bon déroulement.
10. Communiquer après l’événement
Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini !
Dès le lendemain, envoyez une enquête de satisfaction pour recueillir les réactions des participants à l’événement.
Une semaine plus tard, envoyez aux participants un mot de remerciement et un récapitulatif de la journée, avec si possible des photos prises pendant le séminaire.