En cette période où le digital prédomine dans tous les secteurs, utiliser un carnet autocopiant en entreprise semble être insignifiant. Il est, en effet, possible de numériser la plupart des documents grâce aux téléphones et aux diverses applications. Mais il faut savoir que ce document en papier a encore de beaux jours devant lui. Voici toutes les bonnes raisons de l’utiliser pour la gestion d’entreprise.
Zoom sur les principales utilisations d’un carnet autocopiant
Un carnet autocopiant est un support en papier que l’on retrouve de moins en moins dans les entreprises. Or, il permet de garder une trace de toutes les opérations administratives, commerciales, et même comptables. Comme son nom l’indique, il autocopie toutes les informations écrites sur une feuille sur les autres feuilles de la liasse. Son utilisation est, en ce sens, multiple dans de nombreux secteurs. Mais le plus courant, c’est que le carnet est utilisé pour donner un duplicata à des clients. Il peut s’agir de facture, de reçu, ou encore de bon de commande. Bien entendu, tout va dépendre des besoins d’usage de chaque entreprise.
Même si le numérique est fortement sollicité dans les différentes transactions entre professionnels, l’usage de papier est parfois indispensable dans la plupart des cas. Ainsi, on utilise souvent des papiers autocopiants pour faire plusieurs exemplaires d’un contrat de vente. Les possibilités d’utilisation d’un tel document sont donc nombreuses. Il n’en tient qu’aux entreprises et aux responsables de l’utiliser à leur fin. Les avantages à en tirer sont d’autant plus multiples sur le plan humain et sur le plan organisationnel. Évidemment, pour en profiter, il est vivement recommandé aux entreprises de faire appel à une imprimerie spécialisée dans les documents autocopiants.
Un aperçu des réels avantages des carnets autocopiants
D’une manière générale, l’usage de carnets autocopiants favorise une meilleure gestion en entreprise. Ces documents en papier facilitent, en effet, la catégorisation des informations. Mais surtout, les différentes couleurs des feuillets (rouge, bleu, jaune, vert, etc. ) aident à s’organiser de façon efficace. De quoi gérer les opérations administratives ou comptables ! En outre, l’utilisation des carnets autocopiants est une manière de professionnaliser ses activités. Les clients ou les consommateurs auront effectivement plus confiance aux entreprises qui donnent des copies conformes des transactions effectuées. D’ailleurs, les liasses autocopiantes permettent aux responsables de livraison d’organiser les commandes à chaque réception, sans devoir y consacrer du temps.
À ce propos, l’usage d’un tel outil optimise le temps de travail du personnel sur le terrain. La présence de plusieurs feuillets facilite, en effet, le recopiage synchronique d’une information. Par exemple, pour des techniciens qui effectuent des réparations ou des descentes, le département commercial ainsi que le client auront besoin d’une fiche d’intervention complète. Il suffit de copier une seule fois les informations et chacun aura un duplicata en quelques secondes seulement. Pour finir, il faut noter que les documents autocopiants sont très polyvalents. Leur taille ainsi que le nombre de feuilles sur une liasse sont personnalisables en fonction des besoins de chaque entreprise.