Avec la mise en place des procédures dématérialisées dans le domaine des appels d’offres, les soumissionnaires sont débarrassés de la lourdeur du papier. Quelques points sont à considérer en se préparant pour fournir une réponse dématérialisée à un appel d’offre.
Une réponse dématérialisée aux appels d’offres : la transmission
La consultation des informations et les opérations relatives à un appel d’offre se font en ligne sur ce qui est appelé Profil d’acheteurs. Pour répondre à l’appel d’offre qui l’intéresse, une entreprise candidate aura à transformer ses documents papiers en documents électroniques. Il y a une heure limite de dépôt des candidatures fixée par l’acheteur. Pour être à temps, le candidat ne pensera pas uniquement au temps de transmission des données mais aussi au temps qu’il lui faut pour obtenir les signatures sur les documents papiers. Après la transmission de son pli, il doit s’attendre à recevoir un mail d’accusé de réception, faute de quoi il devra refaire la transmission. Tout ajout ou modification de pièces implique la transmission d’un nouveau pli complet.
A propos du dossier électronique à transmettre
Tout soumissionnaire trouvera les documents à fournir dans le DCE qui est mis en ligne par l’acheteur public sur le Profil d’acheteurs et éventuellement aussi dans le document Avis de marché. Pour ce qui est du formulaire de candidature à remplir, il s’agit d’utiliser ce qui est demandé entre le DC1 qui est à proprement parler la lettre de candidature, le DC2 qui est la déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement et le DC4 qui est la déclaration de sous-traitance. Ces 3 types de formulaires sont conçus par la Direction des Affaires Juridiques des ministères financiers et sont téléchargeables sur le Portail virtuel de l’Economie, des Finances, de l’Action et des Comptes Publics.
La préparation technique des documents
La dématérialisation est à faire suivant la nature du document à transmettre. Aussi les documents saisis sont-ils à faire dans les formats bureautiques tels que Word, Excel et PowerPoint, les formulaires et papiers à convertir en PDF, les images et photographies en JPG, TIFF ou PNG, les dessins techniques en DWF ou DWG, les fichiers sons en WAV ou MP3 et les vidéos en MP4. Toujours est-il qu’il faut faire avant tout attention à ce que le commanditaire exprime comme préférences. La clarté des noms de fichiers s’impose et il est préconisé de ne pas adjoindre au dossier des fichiers exécutables. Parfois, la réponse dématérialisée aux appels d’offres est demandée sous la forme d’un fichier compressé.
Tout candidat à un marché public doit veiller à satisfaire avant tout ce que demande le commanditaire tant au niveau de la composition qu’au niveau de la forme des éléments à fournir. Il est rassurant de savoir que la transmission dématérialisée des documents de réponse aux appels d’offre est entièrement sécurisée.